Tvorba metodik v prostředí MET-SOS

Vytisknout metodiku

Účelem dokumentu je vytvořit jednoduchý návod pro obsluhu systému MET-SOS, který je součástí aplikace DigiPortál.

Obsah metodiky

Následující dokument seznamuje uživatele s tvorbou metodik v systému MET-SOS. Tento systém umožňuje jednoduchým způsobem tvořit metodiky, které jsou následně zobrazeny na webu v čitelné podobě.

Dokument je rozdělen na čtyři hlavní části:
1. Úvod 
2. Obecná doporučení jak tvořit obsah metodik
3. Přidání metodik do systému, jejich úprava a smazání
4. Příklad vyplněné metodiky

 

Metodik

Základní role sloužící k přidání metodiky.

Úvod

V této části se dozvíte, jak chápeme pojem metodika a jak funguje systém, ve kterém si můžete metodiky prohlížet a vytvářet.

Na úvod vám představíme systém MET-SOS, ve kterém si čtete tuto metodiku. 
V systému se dají jak prohlížet již vzniklé metodiky, tak i vytvářet a publikovat  metodiky nové. Aplikaci MET-SOS tedy mohou využít tvůrci dalších metodických materiálů.

Co je metodika?

Metodika je dokument, který popisuje, jakým způsobem můžeme dosáhnout cíle, který jsme si stanovili. Například v našem systému publikovaná Metodika práce z domova pokrývá problematiku spojenou se zaváděním tohoto způsobu práce a radí, jak se s jednotlivými problémy vypořádat. Metodika Identifikace osob s digitálním vyloučením zase doporučuje, jak by tato identifikace mohla probíhat. 

Při tvorbě metodik je třeba mít od začátku tvorby metodiky na zřeteli klíčové role (osoby, instituce atd.), kterých se metodika týká a které řeší daný problém. Proto jsou všechny metodiky děleny dle rolí.

V dalších částech se seznámíte se samotným procesem tvorby metodik a jejich vkládání do aplikace MET-SOS.

Tvorba metodik

V následující kapitole se dozvíte, jak stanovit role a vytvořit uzly tak, aby metodika dobře fungovala.

Před vložením metodiky do systému si nejprve připravte text metodiky, který následně zkopírujete do pole určeného pro vložení textu. Text si připravte ve Wordu či v jiném textovém editoru, uložte a zálohujte, abyste o něj nepřišli.

 
Při tvorbě metodiky doporučujeme postupovat tímto způsobem:

  • Určete role – Vyberte max. 6 klíčových rolí (osoby, instituce), které řeší daný problém nebo se podílejí na implementaci. V ukázkové metodice, týkající se zavádění práce z domova, byly tyto role stanoveny následovně: zaměstnanci, manažeři týmů a personalisté.
  • Vytvořte uzly (podkapitoly) – Pro každou jednotlivou roli stanovte klíčové činnosti, které musí být vykonány, nebo problémy, se kterými se člověk v dané roli potýká. Například v případě Metodiky práce z domova se zaměstnanec často potýká s nedostatkem kontaktu se svými spolupracovníky či s nadřízeným. Tato problematika se proto řeší v uzlech s názvem Kontakt se zadavatelem či šéfem a Kontakt s týmem. 
  • Popište podstatu daného problému či průběh činnosti. Uveďte praktické tipy, jak se s daným problémem vypořádat.

Příklad:
TIP: Aktivně vymáhejte parametry úkolu. Pro práci z domova potřebujete daleko detailnější zadání, než když jste v bezprostředním kontaktu – chybí tu přirozená a častá zpětná vazba. Pokud má váš šéf sklon delegovat mlhavě nebo je rámcově, vyjasňujte si, jak má splněný úkol vypadat. Důležité také je, abyste se dohodli, do kdy má být hotovo.
(Metodika práce z domova, role: zaměstnanec, kapitola: Kontakt se zadavatelem či šéfem)   

  • Pokud disponujete příklady z praxe či zkušenosti konkrétních jedinců, nebojte se je zařadit.

Příklad:
„Jednou za čas přijdu za zadavatelem, abych se připomněl – řeknu, že se stavím 
a podepíšu smlouvy. Umožňuje mi to vysvětlit nedorozumění, získat další zakázky. Třeba »Příští týden mám volno.«“ Rudolf, překladatel    
(Metodika práce z domova, role: zaměstnanec, kapitola: Kontakt se zadavatelem či šéfem)   

  • Připravte krátké shrnutí každého uzlu (podkapitoly). Toto shrnutí se objeví pod nadpisem (názvem daného uzlu). Slouží k rychlé orientaci a uživatel se podle něj rozhoduje, zda má daný uzel rozkliknout a přečíst si celý text.
  • Promyslete, zda chcete vložit další materiály (dokument, obrázek, video) a připravte si je.
     

Vkládání metodik do systému

Zde se dozvíte, jak vložit metodiku do systému, jak ji upravit a smazat.

Pokud máte metodiku napsanou, je čas vložit ji do systému. Při vkládání budete postupovat podle následující osnovy. (Pod každým bodem naleznete odkaz na video s návodem.):

  • Registrace a přihlášení do systému: 

Videonávod

  • Přidání metodiky pomocí tlačítka Přidat metodiku:

Videonávod

  • Vyplnění polí, přidání perexu, hlavního textu a (pokud máme k dispozici) tak i videa a obrázků:

Videonávod

Tip: Pokud jste psali metodiku ve Wordu, tak ji před vložením zbavte formátování. To uděláte například tak, že text zkopírujete do Poznámkového bloku a pak teprve do textového pole metodiky.

  • Přidání rolí:

Videonávod

  • Přidání uzlů v rámci jednotlivých rolí:

Videonávod:  

  • Vkládání připraveného textu:

Videonávod

  • Přiřazení uzlů k rolím:

Videonávod  

  • Úprava uzlů:

Videonávod

Metodiku nezapomeňte uložit. Po vložení se metodika zašle administrátorovi, který ji schválí a následně publikuje.

Úprava a smazání metodiky: Pokud chcete metodiku upravit či smazat, přejděte na seznam metodik. Zde kliknete na tlačítko Upravit. Smazání provede na žádost administrátor.
 

Příklad metodiky

V této části naleznete ukázku Metodiky práce z domova (role zaměstnanec). Vybrali jsme pro vás tři kapitoly. Celou metodiku naleznete zde: Metodika PRÁCE Z DOMOVA | PortálDigi 

Rovnováha pracovního a osobního života

Při práci z domova bývá někdy obtížné nastavit správnou rovnováhu mezi pracovním a osobním životem. V následující kapitole se dozvíte několik tipů, jak s tímto problémem bojovat. Mimo jiné se zde seznámíte s přelaďovacími rituály a s technikou Háček.

„Nejtěžší je najít si režim – kdy pracovat, kdy ne.“ Richard, IT specialista  

O konceptu WLB (Work and Life Balance) je v posledních letech ve světě práce hodně slyšet. Jde vlastně o to, abychom si užívali života na všech frontách. To znamená, že v práci odvádíme co nejefektivnější výkon tak, aby nás to bavilo. Naopak když nepracujeme, tak jsme doma přítomni celým svým „Já“ – jsme partnerem či partnerkou, mámou nebo tátou, jíme, milujeme a meditujeme, aniž bychom přitom přemýšleli o tom, jak vyprojektovat potrubí. Při práci z domova je to o to horší, že se hranice mohou rozostřovat. Může se stát, že se sami sebe ptáme: kdy vlastně pracuji, a kdy už ne?

Další výzvou je kontakt se svým okolím. Pokud zjistíte, že se Váš životní styl sestává z cyklu „vstanu, pracuju u počítače, něco si ohřeju, pracuju a jdu spát“, je dobré ho obohatit. Strážců majáku, kteří dlouhodobě vydrží bez lidí, zase není tak mnoho.

TIP: Čas pracovat, čas k odpočinku. Pečlivě si pro sebe rozlište čas k práci a čas, kdy nepracujete. Po nějaké době se naučíte hodit pracovní úkoly „za hlavu“ a přeladit do jiné role.

„Musíš umět začít a umět přestat – třeba já jsem si bral práci na dovolenou.“ Rudolf, překladatel    

Je pochopitelné, že to se to nesmí přehnat – jinak se dostanete do role pohodového rentiéra a vaše práce beznadějně utrpí. Ne nadarmo mluvíme o rovnováze pracovního a osobního života.

„Dnů, kdy to člověk hodí za hlavu, nesmí být moc.“  Ema, administrativní pracovnice  

TIP: Přelaďovací rituál. Zkuste si najít nějaký rituál, který vám umožní přeladit se do pracovní role a zpátky. Může zahrnovat třeba přípravu kávy, zaujetí pozice u počítače nebo naopak u knížky v obýváku. Může se jednat i přímo o regulační techniku – duševní cvik, kterým se úmyslně přeladíte z jedné role do druhé.

Příklad regulační techniky na přeladění: „Háček“

Techniku provádíme v sedě či ve stoje během tří hlubokých nádechů a dlouhých pomalých výdechů. Pokud je to možné, upřednostňujeme břišní, brániční dýchání. Při prvním nádechu si představujeme v nejvyšším místě hlavy háček, za který nás nějaký provázek vytahuje nahoru. Jako loutka tento provázek volně následujeme. Při druhém nádechu si můžeme představit proud vody, který prochází naší páteří od kostrče až do temene, kde tryská ven. Při třetím nádechu si potom můžeme představit naši páteř jako barevné korálky na gumičce, které se při nádechu roztáhnou a při výdechu poskládají do správné polohy. Při dokončení výdechu můžeme navíc přenést svoji pozornost k chodidlům, popř. sedadlu a opěradlu. Tak se dostaneme do kontaktu se zemí, od které načerpáme potřebnou stabilitu (pocit pevné půdy pod nohama). Celou techniku můžeme v případě potřeby ještě jednou až dvakrát zopakovat, obvykle však stačí jedno provedení.

Další podobné dovednosti naleznete např. tady: http://tresconsulting.cz/tvoriva-sila-podvedomi/.

TIP: Umění pauzy. Stejně jako existuje rovnováha mezi pracovními a osobními rolemi, tak je dobré, aby existovala rovnováha mezi prací a přestávkami v práci. Nepřetržitá práce je past, do které můžeme snadno spadnout.

„Někdy dělám osm hodin v kuse, dokad to není hotový. Snažím se dokončit milník, aby za mnou něco bylo. Pracuju v úkolu na jeden zátah. Když je moc velkej, jsem utahaná a hladová.“  Vendula, grafička, IT specialistka  

I když se dostanete do stavu flow, pamatujte, že efektivní pauzy jsou nejen možné, ale i žádoucí. Optimum je, když si na patnáct či dvacet minut odpočinete a vrhnete se znovu do devadesátiminutového flow bloku.

Kontakt se šéfem či zadavatelem

Když pracujete z domova, může mít občas váš šéf či zadavatel pocit, že jste odjeli na pustý ostrov. Nevede tam žádné spojení, nemusí na vás tedy myslet a vy se jednou za čas zjevíte s vykonanou prací. Tohle může být dost deprimující.

„»Dělej z domova a průběžně mi posílej výsledky.« A tím to skončilo. Cokoli jsem poslal školitelce, tak mi to přišlo za čtvrt roku, to Tě fakt nepovzbudí.“ Aleš, vědec, biolog 

Stejná situace může nastat i obráceně.  Váš šéf je každý den s vámi dvě hodiny na telefonu, ale vám práce stojí. Většinou ale ví, co dělá – někteří šéfové tak řídí na dálku své týmy a mají v tom určitý systém, který je funkční. Zkuste to tedy napřed vydržet a teprve když dojdete k závěru, že to opravdu nefunguje, zkuste se diplomaticky ozvat. 

Zabírá přiměřenost – připomínejte se, aktivně se šéfem komunikujte o charakteru práce a o tom, jaké parametry má mít její výstup. Tak zabráníte tomu, aby vám po několika týdnech sdělil, že vaše práce byla na nic, protože je výstup jiný, než si představoval. Tohle platí samozřejmě vždycky, ale při práci z domova toto nebezpečí hrozí ještě více.

TIP: S šéfem se stýkejte osobně. I pokud to po vás šéf či zadavatel nechce, zařiďte si to tak, abyste se s ním občas osobně viděli. Díky vzájemnému kontaktu se posílí jeho spokojenost s vámi jako zaměstnancem či dodavatelem. Lidé jsou sociální bytosti a vztah se prohlubuje osobní komunikací. 

„Kdybych se každý týden dva sešel se šéfem a pořádně to probral, bylo by to snesitelný.“  Aleš, vědec, biolog 

„Jednou za čas přijdu za zadavatelem, abych se připomněl – řeknu, že se stavím a podepíšu smlouvy. Umožňuje mi to vysvětlit nedorozumění, získat další zakázky. Třeba »Příští týden mám volno.«“ Rudolf, překladatel    

„Mě nekontrolovali, ale kdybych odevzdal míň práce, asi by vyjádřili nespokojenost. Když jsem odevzdával výsledky, tak byl se mnou šéf hodně spokojenej. Jednou za čas jsem se se šéfem sešel a předal mu výsledky, on mě pochválil, to bylo lepší.“ Aleš, vědec, biolog 

TIP: Aktivně vymáhejte parametry úkolu. Pro práci z domova potřebujete daleko detailnější zadání, než když jste v bezprostředním kontaktu – chybí tu přirozená a častá zpětná vazba. Pokud má váš šéf sklon delegovat mlhavě nebo je rámcově, vyjasňujte si, jak má splněný úkol vypadat. Důležité také je, abyste se dohodli, do kdy má být hotovo.  

TIP: Využijte digitální technologie. Pokud si se šéfem či zadavatelem nevyjasníte věci osobně, můžete to udělat pomocí videokonference. Když chcete něco ukázat, jde to přes sdílené dokumenty. Mobilní telefon nestačí, když jde o vysvětlování a řešení problému. 

„Mám videohovory – normálně s celým týmem jednou za čtrnáct dní a jednou za čtrnáct dní se šéfem 1/1. Pak mám ještě jeden hovor s projektovým týmem.“ Dušan, IT tester    

„Některý věci vyřídit po mailu je o něco kostrbatější, brainstromingy jdou blbě – zabere to víc času než naživo – něco ukázat, vymyslet, vysvětlit… Videohovory jsou o něco lepší, zvlášť když si lidi můžou ukázat, co mají v počítači.“ Vendula, grafička, IT specialistka    

Kontakt s týmem

Při práci z domova máme občas pocit, že jsme i tom sami – naší jedinou spojnicí s prací je šéf či zadavatel a my jsme na něj navázáni podobně jako semínko pampelišky na semeníku. Lidé, kteří pravidelně komunikují se svými kolegy, ývají efektivnější a šťastnější. I v případě, že jste nezávislý subdodavatel určité zakázky, tak se vyplatí komunikovat s ostatními subdodavateli – samozřejmě s vědomím zadavatele. Struktura sítě funguje lépe než struktura pampelišky.

 „Celou dobu jsem na mailu, komunikuju se světem. A pokud se potřebuju potkat, sejdu se s kýmkoliv, jak se to hodí.“ Vojtěch, vysokoškolský pedagog    

„Nejsem jeden odtržený od týmu, který by byl pohromadě, ale jsme rozesetí po celém světě. Celá komunikace jde přes chat. Kdyby seděli všichni v kanclu, bylo by to horší.“ Dušan, IT tester   

„Pomohlo mi nejen, že si píšeme maily, ale sdílený soubor a stav plnění. Nemusím volat a ptát se, protože tam to prostě je.“ Dušan, IT tester

TIP: Využijte IT nástroje k on-line komunikaci se všemi zúčastněnými. Důležité je, abyste získali bezprostřední zpětnou vazbu pro svoji práci. Ta může proběhnout online, bez nutnosti přímého fyzického kontaktu. Zpětná vazba vám umožní lépe vyřešit problém a vy se budete lépe cítit. Komunikace tohoto typu nemusí být nutně jen formální. Takto mohou fungovat i neformální kontakty, stejně jako je tomu v běžné kanceláři.

„Když se komunikuje postupně mezi více lidmi, tak se ta představa nesjednocuje, dochází ke komunikačním šumům – nevím přesně odpověď, strašně se to natahuje, tohle řešení. Pomůžou sdílené dokumenty, jasné zadání pro všechny. Skupinové telefonáty, videokonference.“ Mirka, grafička

„Sleduji komunikační kanály, aby bylo jasný, co se v týmu děje. Hodí se pokecat i o nepracovních věcech na chatu, aby měl člověk představu, co kolegové umí, jací jsou, aby člověk věděl, co umí – taková komunita.“ Dušan, IT tester      
TIP: Občas se s kolegy fyzicky setkejte. Stejně jako je tomu v případě osobního kontaktu s nadřízeným, také osobní kontakt s kolegy přispívá k lepší efektivitě a pracovní spokojenosti. Kolegové vás psychicky podpoří a vy ztratíte pocit, že jste na všechno sami. Kromě toho vám pomohou i tak, že vám poskytnou potřebné informace, supervizi či inspiraci. A to přece chcete.

„Je potřeba mít v začátku kontakty a vědět, na koho se obrátit, co kdo dělá, kdo pomůže. Od začátku jsem všem rozeslal maily, že potřebuju poradit, a když jsem dostal radu, tuhle věc řeš s tímhle, tak jsem si to uložil.“ Dušan, IT tester  

„Mě třeba motivují věci, které jsou nutné udělat – dostanu se do problému, který někdo reportuje.“ Richard, IT specialista  

„V práci se lidi stimulují novými myšlenkami, kolegové mi pomůžou.“ Aleš, vědec, biolog 

„Jezdím na teambuilding – dá se budget a mantinely a kdo si co udělá, ten to má. Taky jsme vyjeli na starou faru, převážně lidi z našeho týmu. Na akci s pivovarem jeden člověk napsal, že by to šlo, potom jsme se spojili s dalšími skupinami, aby nás bylo dost.“  Dušan, IT tester