Písemnou online komunikaci dělíme na komunikaci synchronní a asynchronní. Asynchronní komunikace se od synchronní komunikace liší v tom, že nevyžaduje okamžitou reakci adresáta. Asynchronně komunikujeme pomocí e-mailu, synchronně pomocí chatu. E-mail se hodí využít, pokud chceme, aby konverzace byla někde zaznamenána.
Tip pro písemnou online komunikaci
Při komunikaci přes internet bychom si měli být vědomi toho, že komunikace v online prostředí se liší od komunikace tváří v tvář. Komunikace přes internet může být zdrojem zkreslení a nedorozumění. Při komunikaci pomocí chatu či e-mailu nemůžeme doprovodit své sdělení gesty, tónem hlasu či výrazem tváře, tedy prostředky neverbální komunikace, které tvoří podstatnou část našeho sdělení. Ty jsou do určité míry nahrazeny emotikony či gify. Proto je dobré komunikovat s rozmyslem, jasně a stručně. Měli bychom se vyvarovat používat sarkasmus, protože ten v komunikaci tváří hlas rozeznáváme především pomocí tonu hlasu. Proto se může sarkasmus stát zdrojem nedorozumění a konfliktu.
Vytvořte pravidla
Pravidla se mohou týkat toho, jakou mají mít formu e-maily či zprávy (délka, míra detailu, koho dávat do kopie, do kdy musíme odpovědět apod.).
Tipy pro psaní e-mailu
• Sdělení pište jasně, stručně. Zaměřte se v jednom emailu na jednu věc. Pokud se to hodí, formulujte je ve formě přehledných bodů.
• Snažte se psát gramaticky správně. Pokud si nevíte rady, může vám pomoci například Internetová jazyková příručka https://prirucka.ujc.cas.cz/. Do políčka zadáte slovo, se kterým si nevíte rady, a ukáže se vám správný tvar.
• Vždy pečlivě zvažte a zkontrolujte, komu e-mail posíláte. Hlavně když email přeposíláte. Mohlo by se totiž stát, že důvěrný email pošlete v kopii někomu, komu nebyl určen.
• Nezapomeňte před odesláním vyplnit předmětový řádek. Předmět má být jasný, stručný a výstižný.
Následující rady nejsou ani tak určené pro vás jako IT pracovníky, protože vám jsou jistě tyto technické věci známé, nicméně se hodí, abyste s nimi v případě potřeby seznámili zaměstnance vaší firmy:
• Uspořádejte emaily do složek. Vytvořte si v emailové schránce složky s různými názvy a roztřiďte poštu do těchto složek. (Například složka klienti, urgentní...)
Zde naleznete návod na tvorbu složek v Outlooku Microsoftt Office365: https://support.microsoft.com/ cs-cz/office/video-uspo%C5%99%C3%A1d%C3%A1n%C3%AD-e-mail%C5%AF-pomoc%C3%AD-slo%C5%BEek-0616c259-4bc1-4f35-807d-61eb59ac79c1
• Vytvořte šablony a automatický podpis. Šablony se hodí v případě pokud často píšete podobné emaily.
Tipy pro komunikaci přes chat
• Pamatujte, že může docházet ke komunikačním šumům. Osoba či osoby na druhé straně nevidí výraz vaší tváře. Vyvarujte se proto sarkasmu a komunikujte jasně a explicitně.
• Nenechávejte zprávy bez odpovědi. Někdy se může stát, že zapomenete odpovědět na zprávu či prostě nemáte čas. To může být druhou stranou vykládáno jako arogance. Rozhodně je lepší zareagovat alespoň krátkým vysvětlením a ubezpečením, že odpovíte později.