Základní pravidlo zní: Buďte pozitivní. Vždy předpokládejte, že osoba na druhé straně to myslí dobře.
• Snažte se vžít do pocitů druhé strany. (Empatie je klíč každé úspěšné konverzace.) Někdy se může stát, že to, co jedna strana vnímá jako výměnu názorů, může být druhou stranou pociťováno jako hádka či útok.
• Zvažte, kdy je lepší komunikovat přes zprávy a kdy pomocí videohovoru. Výběr komunikačního kanálu závisí na tom, jaké máme cíle a jak rychle potřebujeme odpověď.
Duševní hygiena a komunikace online
Dávejte si pozor, abyste nevyhořeli. V roli IT podpory musíte neustále řešit problémy druhých. S ohledem na online schůzky je důležité, abyste v kalendáři neměli moc schůzek. Plánujte si mezi online poradami čas na alespoň malou přestávku. Například poradu mám od 9:00 – 9:50, následuje 10 min přestávka, v 10:00 mohu pokračovat další poradou. Ale pozor, přestávka by neměla sloužit na řešení telefonátů a psaní odpovědí na e-maily, které došly během porady. Lepší je trochu se protáhnout, uvařit si čaj apod.
Tipy
Před online schůzkou:
• Dopředu si naplánujte průběh videokonference vedené na dálku tak, aby měla přesnou strukturu a dodržovala se daná témata.
• Zadejte odkaz na videokonferenci do kalendáře tak, aby všichni zúčastnění dostali pozvánku.
• Přidělte role. Každé setkání musí mít někoho, kdo ho povede. Pokud tato funkce není jasně daná, můžete se v týmu střídat (podle jasně dohodnutých pravidel). Zároveň si stanovte, kdo bude pořizovat zápisy, kdo bude hlídat čas apod.
• Dopředu si připravte dokumenty, které chcete sdílet.
• Vyzkoušejte před hovorem techniku.
Během online schůzky:
• Pokud jsou při videohovoru někteří účastníci spolu v kanceláři a jiní připojení vzdáleně, chovejte se tak, jako kdybyste byli vzdáleně připojení všichni. Jedině tak se nebudou cítit vyloučeni ti, kteří nejsou na jednom místě s ostatními.
• Pohlídejte si, aby všichni zúčastnění dostali prostor.
• Vypínejte mikrofon, pokud nemluvíte.
• Používejte sdílenou obrazovku k ukazování prezentací a dokumentů.