Komunikace s týmem je při práci v kanceláři mnohem snazší, funguje jaksi „přirozeně“. Ukazuje se, že při práci z domova máme tendenci komunikovat méně, než je potřeba. V roli šéfa je tedy užitečné komunikaci posilovat. Pracovníci se mohou cítit odstrčeni, nedoceněni nebo vyloučeni, pokud s nimi nadřízený dostatečně nekomunikuje.
„Kdybych se každý týden dva sešel se šéfem a pořádně to probral, bylo by to snesitelný.“ Aleš, vědec, biolog
Zaměstnanci mají často představu, že by se šéf měl aktivně zajímat o to, jak jejich práce postupuje, na jaké problémy narazili a jak na tom vůbec jsou. Tak jim tu představu naplňte.
„Mám videohovory – normálně s celým týmem jednou za čtrnáct dní a jednou za čtrnáct dní se šéfem 1/1. Pak mám ještě jeden hovor s projektovým týmem.“ Dušan, IT tester
TIP: Volte vhodné komunikační nástroje. První, co člověka napadne, je komunikace pomocí emailu. Taková komunikace je vhodná pro předávání neutrálních informací a pracovních podkladů. V okamžiku, kdy se vyskytne jakýkoli problém nebo tlak, stává se mail zdrojem nedorozumění a „nevyříkaných“ negativních emocí. Při čemkoli problematičtějším je lepší zvednout telefon. Pokud je problém závažnější, měli bychom zorganizovat osobní schůzku. Jako velmi efektivní se jeví videokonference, které jsou zároveň velmi podceňované – obraz je vnímán jako zbytečný luxus. Pokud ale videokonference zavedete, úroveň komunikačního šumu se sníží.
„Některý věci vyřídit po mailu je o něco kostrbatější, brainstormingy jdou blbě – zabere to víc času než naživo – něco ukázat, vymyslet, vysvětlit… Videohovory jsou o něco lepší, zvlášť když si lidi můžou ukázat, co mají v počítači.“ Vendula, grafička, IT specialistka
„Mail je otravnej na komunikaci, radši to proberu osobně, když to nejde, tak jí zavolám.“ Ivan, daňový poradce
TIP: Vtáhněte do komunikace celý tým. Při práci z domova občas manažer sklouzne k individuální komunikaci s jedním, druhým a třetím podřízeným. Neuvědomí si, že sami od sebe komunikovat mezi sebou spontánně nebudou, protože k tomu jaksi nemají důvod. To ovšem může ohrozit jejich motivaci i úkoly samotné – dochází ke komunikačním šumům a „tiché poště“ mezi všemi zúčastněnými. Podporujte co nejširší zapojení týmu do komunikace mezi sebou navzájem. Zaveďte takové komunikační kanály, které to umožňují.
„Když se komunikuje postupně mezi víc lidma, tak se ta představa nesjednocuje, dochází ke komunikačním šumům, strašně se to natahuje. Pomůžou sdílené dokumenty, jasné zadání pro všechny. Skupinové telefonáty, videokonference.“ Mirka, grafička
„Sleduju komunikační kanály, aby bylo jasný, co se v týmu děje. Hodí se pokecat i o nepracovních věcech na chatu, aby měl člověk představu, co kolegové umí, jací jsou, aby člověk věděl, co umí – taková komunita.“ Dušan, IT tester
TIP: Věnujte pozornost adaptaci nováčků. Při práci z domova je extrémně důležité, aby nový člen týmu navázal efektivní komunikační spojení s vámi i kolegy. Potřebuje se „zaběhnout“ na jednodušších úkolech. To, co je v kanceláři přirozené, je při vzdáleném přístupu třeba podporovat a kultivovat. Není úplně efektivní novému zaměstnanci prostě poslat balík všeho, co potřebuje. Dejte spíš nováčkům příležitost a tipy, jak získat potřebné informace.
„Šéf měl strašně zmáknutý, kdo co dělá. (To dělá támhle ten, napiš mu.) Dá mi k problému nápad nebo odkaz. Kdykoliv narazím na problém, zeptám se na chatu.“ Dušan, IT tester
„Zkouším si nové lidi jednodušším zadáním.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě
„U adaptace je dobrý, když je člověk nějakou dobu přítomný.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů
Samotný akt „teď už můžeš pracovat z domova“ pak může být vnímán jako benefit a vyjádření ocenění úspěšné adaptace.
TIP: Občas se sejděte. Vyvažujte citlivě, kdy je nutná osobní přítomnost zaměstnanců. Obecně je dobré, když se s týmem občas vidíte osobně a když se kolegové vidí mezi sebou. Klíčový je parametr „občas“. Jsou pracovníci, pro které je nejlepší motivací, pokud mohou pracovat z domova celou dobu. Jiní upřednostňují, když práce z domova představuje polovinu pracovní doby nebo jen její menší část.
„Dva dny chodím do práce.“ Richard, IT specialista
„Říkali mi, že bych jednou za tři měsíce měl jet do Brna, můžu i častěji, ale nechce se mi, byl jsem tam za čtyři roky dvakrát na konferenci.“ Dušan, IT tester
„Obvykle tuším, kdy se moje podřízená v práci objeví, její problém, v kolik přesně to bude.“ Ivan, daňový poradce
„Na fakultě jsem tak třikrát týdně, dvě hodiny, řeším různé věci.“ Honza, archeolog
Je těžké stanovit optimální podobu, ale důležité je o tom s týmem hovořit. Efektivním manažerem týmu pracujícího z domova budete tehdy, budete-li stále otevřený diskusi nad tím, kdy a jak z domova nepracovat – kdy je užitečné se sejít, naplánovat individuální nebo skupinovou akci, ale i teambuilding. V téhle oblasti má přednost flexibilita a otevřenost změně před skálopevným nastavením pravidel.
„Jezdím na teambuilding, dá se budget a mantinely a kdo si co udělá, ten to má. Taky jsme vyjeli na starou faru, převážně lidi z našeho týmu. Na akci s pivovarem jeden člověk napsal, že by to šlo, potom jsme se spojili s dalšími skupinkami, aby nás bylo dost. Bez problémů nám to zaplatili.“ Dušan, IT tester