Práce s termíny

Přečtěte si, jak zajistit, aby váš tým odevzdával práci včas.

„Mám všechen čas na světě, dokud není deadline.“ Mirka, grafička

Práci z domova ohrožují zlozvyky, mezi které patří například odkládání úkolů, zabývání se nedůležitými věcmi (prokrastinace), fluktuování pozornosti a surfování na internetu. Důležitá věc, kterou bychom si jako manažeři měli uvědomit, je, že to není náš problém. Členové týmu si sami musí osvojit přiměřené pracovní návyky. Naším úkolem je vytvářet tlak na to, aby věci byly hotové, ne se zajímat, jak vznikají. To platí i v případě klasického managementu, ale v případě týmu pracujícího z domova je to zcela klíčové. Kromě toho, jak má výsledný úkol vypadat, bychom měli také určit, dokdy by měl být tento úkol splněn. A to bychom měli zaměstnanci srozumitelně sdělit.

„Fungují mi dedlajny, ne úkoly. Když to musí být desátého, tak to je.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

Další velmi důležitou manažerskou kompetencí je schopnost vytvářet tlak v situaci, kdy zaměstnanec termín neplní. Tehdy přijde ke slovu individuální pozitivní i negativní motivace.  

„Prakticky, když jsou lidi zapracovaný, vědí, co se po nich chce. Vyhnívací strategie nefunguje. Musíš vědět, že pokud to nebude, tak dostane po tlamě.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

„Když je po termínu, snažím se je dokopat.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

TIP: Smiřte se s tím, že občas něco nebude. Můžete samozřejmě zavést kontrolní body, během kterých budete zjišťovat, jak práce na úkolu pokročila. Všichni dotazovaní manažeři se ale shodují na tom, že při práci z domova se s nedodržením termínů občas setkávají. Lidé z týmu jsou prostě daleko. Buďte připraveni reagovat.

TIP: Dejte si rezervu. Efektivní je uvažovat trochu více strategicky, než je nutné v případě klasického managementu. Můžete dopředu počítat s tím, že zaměstnanec bude mít při plnění úkolu mírné zpoždění. Pokud zadáváte úkol, poněkud termín předsaďte vašemu reálnému očekávání. Tahle časová rezerva vás uklidní.

„Termíny nastavuji tak, abych měl reálnou šanci dostat výsledky, dělám si rezervu – třeba když to chci za měsíc, zadám to na tři týdny.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

TIP: Nechte pracovníka termín aktivně slíbit. Člověk, který výslovně řekne, dokdy úkol splní, má větší motivaci tento závazek dodržet. Také se na takovou dohodu lépe odkazuje v případě, že tento termín není dodržen. Pokud člověk jedná proti vlastnímu závazku, cítí nepohodu – někdy tak velkou, že termín raději dodrží.

„Slíbím termín aktivně, to mi umožní dodržet závazek.“ Rudolf, překladatel

„Je fajn si termín s někým domluvit, aby to vzalo víc energie, když to neuděláš.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů