TEST: Můj tým bude pracovat z domova

Pokud stojíte před možností řídit tým, který pracuje z domova, a nevíte, zda je pro vás tato možnost správná, můžete zkusit následující test. Zaškrtněte vždy ten výrok ze dvou, se kterým se více identifikujete.

TEST

Myslíte si, že zaměstnance je třeba často kontrolovat?

  1. Dovedu si představit, že zaměstnanec práci přijme, odvede a já si ji přeberu. Kdyby něco, jsem mu k dispozici.
  2. Bez kontroly ztrácí zaměstnanec motivaci a neodvede patřičný výkon. Jsem tu, abych na něj dohlédl, popřípadě poradil.

Komentář: Zaměstnanec, který pracuje z domova, není tak dosažitelný jako ten, který je fyzicky přítomný ve společné budově. To platí i v případě, pokud používáte nástroje pro komunikaci na dálku. Pokud se vám role šéfa líbí, protože rádi říkáte lidem, co mají dělat, a pokud si užíváte průběžný kontakt a kontrolu nad svými zaměstnanci, potom vám bude více vyhovovat klasické uspořádání pracovního prostředí.

TIP: Zkuste si přečíst něco o staré dobré McGregorově teorii XY.

Třeba tady: https://managementmania.com/cs/mcgregorova-teorie-xy

Pokud jste spíše „X-ař“, neznamená to, že jako manažer nefungujete. Jenom vám bude dost nepříjemné, že vaši podřízení pracují z domova. Jako „Y-ař“ máte větší pravděpodobnost, že se vám bude práce vašeho týmu na dálku líbit.

Rádi zadáte úkol „nahrubo“ s tím, že se potom podle okolností „doladí“?

  1. Snažím se o co nejpřesnější zadání na začátku, rád delegované úkoly prodiskutuji.
  2. Nemůžu vědět, jakým směrem se úkol posune – je vždy důležité úkoly průběžně „ladit“.

Komentář: Při práci z domova platí, že důkladné probrání úkolu na začátku významně ovlivňuje kvalitu jeho zpracování. Pokud do delegování investujete dostatečný čas, tato investice se vám později bohatě vyplatí. Pokud rádi zadáváte úkoly stylem „nějak si s tím poraď“ a postupně různé verze ladíte, bude pro vás lepší mít s týmem bezprostřední fyzický kontakt.

„Je důležitý, aby práce byla co nejlíp a nejpřesněji zadaná, může to mít hodně podob, tak je dobrý odkomunikovat styl, aby to vyhovovalo celému konceptu.“ Mirka, grafička

„Deleguji už předpřipravenou věc, snažím se o maximálně podrobné zadání – mělo by být bez chyb.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

TIP: Absolvujte trénink manažerských dovedností zaměřený na delegování. Součástí by měla být diagnostika vašeho vlastního stylu delegování, pojmenování jeho silných a slabých míst a následně rozvoj dovednosti delegovat přesněji a v interakci s podřízeným.

Co je pro vás důležitější? Odvedená práce, nebo snaha?

  1. Ať to dělají, jak chtějí, ale musí to být v termínu hotové.
  2. Chápu, že práce nemusí být udělaná, ale musím vidět, že zaměstnanec vyvinul úsilí, aby úkol zvládl.

Komentář: Pokud bude váš tým pracovat na dálku, těžko zabezpečíte, aby váš zaměstnanec opravdu pracoval 8,5 hodiny denně. Nedokážete ohlídat jeho snahu a máte nad ním menší kontrolu, protože nepracuje celou dobu v kanceláři. Pokud se jako šéf soustředíte na úkoly, které má zaměstnanec zvládnout, a termíny, kdy je má odevzdat, vaše role šéfa bude jednodušší. Jistá velkorysost v přístupu k tomu, jak bylo cílů dosaženo, je při práci z domova výhodou.

Dokážete motivovat individuálně, každého trochu jinak

  1. Na každého platí něco jiného a já dokážu každého ze svého týmu přimět, aby ze sebe vydal to nejlepší.
  2. Motivace musí vycházet především zevnitř zaměstnance, já mohu zajistit pouze jeho odměnu.

Komentář: Manažer s individuálním přístupem ke každému zaměstnanci má výhodu i při práci v klasickém pracovním týmu. Při práci z domova je ale individuální motivace ještě důležitější. Člověk, který pracuje na dálku, potřebuje silnější vědomé motivační pobídky než člověk, který se vidí se svým manažerem každý den – tam to hodně funguje automaticky. Hodně záleží na tom, jakým způsobem probíhá váš kontakt. Protože k osobnímu setkání nedochází moc často, zůstává každý komunikační akt dlouho v paměti. Spolupráce manažera a týmu bude fungovat lépe, pokud bude podřízený vědět, že jeho šéf vnímá jeho potřeby a individuální osobnost, nejen jeho hlas v mobilu, e-mailovou schránku a odvedené úkoly.

Máte rádi IT hračky, nebo jste spíš „ze staré školy“

  1. Používám e-mail, mobil, sms, jako každý.
  2. Rád se dívám, co je nového, a zkouším, jak by se to dalo použít.

Komentář: Dá se říct, že výhodu má člověk, který se v rámci svého týmu snaží zajistit smysluplné užívání digitálních nástrojů. Lidé, kteří při práci z domova pracují pomocí sdílených dokumentů, nástěnek, videokonferencí a dalších IT hračiček, mají lepší kontakt se sebou navzájem i se šéfem, lépe se jim funguje, dochází k menšímu množství komunikačních šumů. Nesmí se to ale přehánět – při práci mají lidé všeobecně rádi zaběhanější procesy, které je neruší při řešení problémů. Časté zavádění dalších „digihraček“ může působit jako rušivý element. Mail a telefon ale rozhodně nestačí, i když to tak na první pohled vypadá.

„Kdykoliv narazím na problém, zeptám se na chatu. Část času strávím pomocí kolegům, někdy se ozve šéf a okomentuje.“ Dušan, IT tester

„Pomohlo mi nejen, že si píšeme maily, ale sdílený soubor a stav plnění. Nemusím volat a ptát se, protože tam to prostě je.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

Dokážete uvažovat „strategicky“, na několik „tahů“ dopředu

  1. To je v práci manažera samozřejmost.
  2. Žádný plán nepřežije kontakt s realitou, je potřeba hlavně držet směr.

Komentář: Jste-li trochu „šachista“ ve smyslu „rozmyslím si pozici, ve které se budu nacházet o několik kroků napřed a reaguji na ni s předstihem“, bude pro vás práce z domova o něco snazší. Je to dáno tím, že kontakt na dálku přece jen není tak intenzivní a nesvědčí rychlým změnám a improvizaci. Pokud máte už teď přehled o krocích, které se musí udělat a váš tým je seznámen s tím, kdy, kdo a dokdy to udělá, jste na tom lépe než v případě, že nosíte celý projekt „tak nějak v hlavě“ a váš podřízený se najednou dozví, že „do zítřka se to musí stihnout“.

„Jako když honíš slepice – funguješ s předstihem, musíš lidi kontrolovat, mít časové rezervy.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

Máte sklon vytvářet komunikační síť, která slouží ke vzájemné komunikaci mezi podřízenými?

  1. Podporuji podřízené, aby aktivně komunikovali i mezi sebou.
  2. Vždycky zadám úkol a převezmu ho – jsem v kontaktu vždycky s jedním konkrétním člověkem.

Komentář:Lidé pracující z domova mají přirozeně méně kontaktu s kolegy než ti, kteří se potkávají v kanceláři. Je užitečné, když se jako manažer snažíte, aby se stýkali i navzájem mezi sebou. Pracovní tým, který spolu vzájemně komunikuje, je akčnější a řeší úkoly i tehdy, když manažer není v komunikaci zapojen.

„Šéf měl strašně zmáknutý, kdo co dělá – „to dělá támhle ten, napiš mu“. Dá mi k problému nápad nebo odkaz.“ Dušan, IT tester

Pokud budete tuto komunikaci podporovat, děláte užitečnou práci. Druhou stránkou je prevence sociální izolace – pokud se vaši podřízení baví na dálku, budou společně i pracovat – budou se cítit angažovaní v týmu i úkolech, které tým řeší.

„Sleduji komunikační kanály, aby bylo jasný, co se v týmu děje. Hodí se pokecat i o nepracovních věcech na chatu, aby měl člověk představu, co kolegové umí, jací jsou – taková komunita.“ Dušan, IT tester

Máte pocit, že je třeba investovat např. do IT nebo HR, až když je to opravdu důležité?

  1. Upřímně, mám pocit, že jsou důležitější věci, než si kupovat drahé licence a elektronické vychytávky.
  2. Snažím se, aby můj tým měl vždy nástroje, které mu usnadní činnost.

Komentář: V dnešní době jsme válcováni masivní reklamou na chytré telefony, notebooky, tablety a další produkty. Pro úspěšné fungování pracovního týmu však nejsou velké investice tohoto typu klíčové. Mobil za tisícovku dokáže odeslat zprávu a přijmout hovor stejně jako mobil za třicet tisíc a počítač nemusí vypadat jako z filmu Muži v černém. Na druhou stranu se v tomto směru uvažování skrývá past. Vaši zaměstnanci budou s IT nástroji trávit velké množství pracovního času. Potřebují proto, aby tyto nástroje bezproblémově fungovaly. Jakékoli zdržení nebo nedokonalost v přenosu, uchovávání, tvorbě nebo zabezpečení dat pro ně budou nekomfortní, zatěžující a stresující. Počítačový systém, který občas „spadne“, datové připojení, které reaguje se zpožděním, wifi připojení, které se neustále odhlašuje – to jsou problémy, které mohou ve výsledku stát miliony. Pokud se řídíte zásadou, že je potřeba pečovat o IT nástroje svého týmu tak, jako zubař pečuje o své křeslo s vrtačkou nebo houslista o svůj nástroj, máte při vedení týmu pracujícího z domova výhodu.

„Nevýhodou může být třeba špatný signál. Jako teď.“ Mirka, grafička

„Štvalo mě, že ta stránka vždycky reagovala se zpožděním – někdy dvě minuty, někdy dvacet minut. Nikdo s tím nechtěl nic dělat. Tak jsem odešel. Ne jenom kvůli tomuhle, ale i kvůli tomu.“ Pavel, IT specialista

TIP: Sežeňte si IT konzultanta. Dohodněte si konzultace s lidmi, kteří řeší IT, znají HW i SW nástroje a vědí, k čemu jsou užitečné. Vyberte ty, které podle vašeho a jejich názoru stojí za to, abyste je zavedli a využívali ke zpracování úkolů a komunikaci ve vašem týmu. A pak nepolevujte, dokud se opravdu nezačnou používat. Každá úprava procesů je změnou, jejíž prosazení má určitou setrvačnost. Tak se nenechte odradit první nechutí a opravdu se snažte, aby to fungovalo.

 

Vyhodnocení:

Pokud jste získali 7 a více zelených odpovědí, tak vám vedení týmu zaměstnanců, kteří pracují z domova, nebude činit problémy. Vypadá to, že se dokážete přizpůsobit a efektivně tímto způsobem fungovat. Je samozřejmě užitečné, abyste na svých manažerských dovednostech dále pracovali – třeba i pomocí tipů v tomto textu.

5 až 6 zelených odpovědí – Můžete vedení týmu pracujícího z domova zvládnout docela dobře, máte dobrou šanci využít různé návody a tipy. V zásadě se dá říci, že patříte do kategorie, pro kterou je manažerská práce tohoto typu reálná, ale stojí za to na její organizaci hodně zapracovat.

3 až 4 zelené odpovědí – Vám je asi nejvíce určen tento text. Pokud se rozhodnete vést tým pracující z domova, nejvíc využijete tipy a návody, které jsme pro vás připravili. Pokud s nimi dokážete pracovat, je pro vás vedení týmu pracujícího z domova sice náročnou, nicméně reálnou volbou.

Převaha červených odpovědí (7 a více) před vás staví vedení týmu pracujícího z domova jako dost náročnou výzvu. Samozřejmě ji můžete zvládnout. Možná by ale stálo za to ještě zvážit, jestli nemáte jinou volbu.